AINEISTON LUOVUTTAMINEN KOTISEUTUARKISTOON
Pirkkalan kotiseutuarkistoa ylläpitää Pirkkala-seura. Arkisto sijaitsee Kirkonkylän koululla, os. Anian Rantatie 97, 33980 Pirkkala. Arkistoon otetaan pääosin seurojen ja yhdistysten seulottua aineistoa.
Arkiston vastuulliset hoitajat ovat Pirjo Kivelä ja Arja Rinneaho, puh. 041-4408560 (Kivelä)
Seuraava muistilista koskee lähinnä yhteisöjen aineiston luovuttamista. Siirrosta arkistoon sovitaan etukäteen kotiseutuarkiston vastuullisen hoitajan kanssa.
Keskeisiä käsitteitä
- arkistonmuodostaja = yhteisö tai henkilö, jonka toiminnan tuloksena arkistot ovat muodostuneet
- arkisto = arkistonmuodostajan toiminnan tuloksena kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus
- arkistokaava = luokittelu, jonka mukaan aineisto järjestetään
Selvitä, mitä luovutetaan
- Toimivan yhdistyksen johtokunnan tms. päätösvaltaisen elimen on tehtävä päätös luovutuksesta.
- Kerran luovutettua aineistoa ei yleensä palauteta.
- Yksityishenkilöiden aineistoja otetaan vastaan edellyttäen, että aineistolla on paikallista merkitystä.
- Aineisto on käytävä läpi ennen luovutusta, jolloin esim. arkaluonteista tietoa sisältävät asiakirjat kartoitetaan.
- Arkistossa säilytetään vain asiakirjoja – esineet kuuluvat kotiseutumuseoon.
- Toimiva yhdistys säilyttää itsellään viimeisten toimintavuosien asiakirjat niiden saatavuuden vuoksi. Kotiseutuarkisto ei ota vastaan alle 10 vuoden ikäistä aineistoa.
Selvitä, minne luovutetaan
- Suurimmilla puolueilla on omat keskusarkistot.
- suurien liikeyritysten arkistot sijaitsevat suurelta osin Mikkelissä Suomen Elinkeinoelämän keskusarkistossa (ELKA)
- Maakunta-arkistot ottavat vastaan sellaisten arkistonmuodostajien aineistoja, joiden toiminnalla on ollut kuntarajat ylittänyttä merkitystä.
- Jos saman arkistonmuodostajan asiakirjoja on aikaisemmin luovutettu mihin tahansa toiseen arkistoon, jatkoeränkin tulee sijaita samassa paikassa.
Järjestä arkisto
- Kotiseutuarkistossa aineisto on kenen tahansa vapaasti tutkittavissa, joten sen on oltava järjestyksessä.
- Yhdistysten ja seurojen arkistot järjestetään ns. ABC-kaavan mukaan.
- Henkilöarkiston järjestämisen kaava on myös erikseen määritelty.
- Yhdistysten toiminnan kannalta olennaisen aineiston eli pöytäkirjojen, toiminta-suunnitelmien ja –kertomuksien on oltava helposti löydettävissä Sekalaisia kokonaisuuksia on vältettävä.
Seulonta ja säilytys
- Epäolennainen aines on seulottava pois järjestämisen yhteydessä
-Tilitositteita ei oteta arkistoon
-Keskusjärjestöjen ym. kiertokirjeet ja tiedotteet karsitaan pois
- Tarkemmat tiedot löytyvät Arkistolaitoksen Yksityisarkistojen seulontaohjeista http://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/Yksityisarkistojen_seulontaohje.pdf
- Klemmarit, muovitaskut ja kuminauhat on poistettava aineistosta.
- Aineisto säilytetään pahvisissa arkistokoteloissa, ei Mercantil-mapeissa tai muovikansioissa.