AINEISTON LUOVUTTAMINEN KOTISEUTUARKISTOON

 

Pirkkalan kotiseutuarkistoa ylläpitää Pirkkala-seura. Arkisto sijaitsee Kirkonkylän koululla, os. Anian Rantatie 97, 33980 Pirkkala. Arkistoon otetaan pääosin paikallisten seurojen ja yhdistysten seulottua aineistoa.

Arkiston vastuulliset hoitajat ovat Pirjo Kivelä ja Arja Rinneaho, puh. 041-4408560 (Kivelä)

Seuraava muistilista koskee lähinnä yhteisöjen aineiston luovuttamista. Siirrosta arkistoon sovitaan etukäteen kotiseutuarkiston vastuullisen hoitajan kanssa.

Keskeisiä käsitteitä

  • arkistonmuodostaja = yhteisö tai henkilö, jonka toiminnan tuloksena arkistot ovat muodostuneet
  • arkisto = arkistonmuodostajan toiminnan tuloksena kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus
  • arkistokaava = luokittelu, jonka mukaan aineisto järjestetään

Selvitä, mitä luovutetaan

  • Toimivan yhdistyksen johtokunnan tms. päätösvaltaisen elimen on tehtävä päätös luovutuksesta.
  • Luovutus on lähtökohtaisesti pysyvä. Kerran luovutettua aineistoa ei yleensä palauteta.
  • Yksityishenkilöiden aineistoja otetaan vastaan edellyttäen, että aineistolla on paikallista merkitystä.
  • Aineisto on käytävä läpi ennen luovutusta, jolloin esim. arkaluonteista tietoa sisältävät asiakirjat kartoitetaan.
  • Kotiseutuarkistossa säilytetään vain asiakirjoja, kirjoja, kuvia sekä ääni- ja videotallenteita. Esineet kuuluvat kotiseutumuseoon.
  • Toimiva yhdistys säilyttää itsellään viimeisten toimintavuosien asiakirjat niiden saatavuuden vuoksi. Kotiseutuarkisto ei ota vastaan alle 10 vuoden ikäistä aineistoa.

Selvitä, minne aineisto luovutetaan

  • Selvitä, kuuluuko luovutettavaksi annettava aineisto kotiseutuarkistoon, vai jonnekin muualle.
  • Suurimmilla puolueilla on omat keskusarkistot.
  • Suurien liikeyritysten arkistot sijaitsevat suurelta osin Mikkelissä Suomen Elinkeinoelämän keskusarkistossa (ELKA)
  • Maakunta-arkistot ottavat vastaan sellaisten arkistonmuodostajien aineistoja, joiden toiminnalla on ollut kuntarajat ylittänyttä merkitystä.
  • Jos saman arkistonmuodostajan asiakirjoja on aikaisemmin luovutettu mihin tahansa toiseen arkistoon, jatkoeränkin tulee sijaita samassa paikassa.

Järjestä arkistoitava aineisto ennen sen luovuttamista

  • Kotiseutuarkistossa aineisto on kenen tahansa vapaasti tutkittavissa, joten sen on oltava järjestyksessä.
  • Yhdistysten ja seurojen arkistot järjestetään ns. ABC-kaavan mukaan.
  • Henkilöarkiston järjestämisen kaava on myös erikseen määritelty.
  • Yhdistysten toiminnan kannalta olennaisen aineiston eli pöytäkirjojen, toiminta-suunnitelmien ja –kertomuksien on oltava helposti löydettävissä. Sekalaisia kokonaisuuksia on vältettävä.

Seulo ylimääräinen pois ja laita aineisto valmiiksi 

  • Järjestä luovutettava aineisto ja seulo epäolennainen pois.
  • Poistathan myös klemmarit, muovitaskut ja kuminauhat.
  • Tilitositteita ei oteta arkistoon.
  • Keskusjärjestöjen ym. kiertokirjeet ja tiedotteet karsitaan pois
  • Aineisto säilytetään pahvisissa arkistokoteloissa, ei Mercantil-mapeissa tai muovikansioissa.  Arkistointia nopeuttaa, jos laitat aineiston jo valmiiksi asianmukaisiin koteloihin.
  • Tarkemmat tiedot löytyvät Arkistolaitoksen Yksityisarkistojen seulontaohjeista http://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/Yksityisarkistojen_seulontaohje.pdf